Framtidens arbetsplats

Man kan inte ha flera fasta arbetsplatser inom regionen. Inom CIFU har vi många medarbetare som har förordnanden och på andra sätt delade tjänster. Har man exempelvis en fast arbetsplats ute på klinik, eller på något annat kontor, kan man inte förvänta sig att ha en ”egen” fast arbetsplats vid någon av CIFUs verksamheter.

Dessutom jobbar CIFUs ledningsgrupp med prioriteringar gällande investeringar i kontorsutrustning eftersom hela investeringsutrymmet för regionkontoret är intecknat i och med CIFU Utbildnings flytt som tvingats fram på grund av sjukhusbygget.

Förutom detta har vi en ombyggnad av Biblioteket och skapandet av ett CIFU-center som vi alla kan använda för olika typer av möten och annan verksamhet.

En annan viktig aspekt som vi måste ha i minnet är att EiB, dvs ekonomi i balans fortfarande råder vilket gör att vi har ett sparbeting som vi måste hålla inom CIFUs alla verksamheter, och att vi kanske måste omfördela mellan våra olika verksamheter.

Några resultat från vårens enkät

Resultaten grundar sig på 206 svar från Regionkontorets medarbetare.


Diagram 9

I figur 9 framkommer att de allra flesta anser att de har en bra, eller delvis bra arbetsplats/miljö hemma.

Diagram 4
I figur 4 ser vi att de flesta medarbetaren skulle vilja arbeta 2-3 dagar på kontoret i framtiden.
 

Diagram 6
I figur 6 ser vi att en majoritet av medarbetarna anser att det är viktigt med en egen arbetsplats.

Diagram 10
Figur 10 beskriver vilka arbetsuppgifter man helst skulle utföra på kontoret om man mestadels arbetar hemifrån/på distans. Vi ser att fysiska möten med kollegor, göra utskrifter och annat praktiskt, vara nära teamet och träffa kollegor, samt kreativa processer är de uppgifter man skulle vilja arbete med när man är på arbetsplatsen.
 

Diagram 11

Figur 11 beskriver vilka sorters rum eller ytor man har behov av när man är på kontoret. Man vill framförallt ha mötesrum/grupprum, vanliga kontorsarbetsplatser följt av enskilda utrymmen för teamsmöten.

Man kan sluta sig till att det är två mönster som framkommer, dels att en stor majoritet vill ha arbetsplatsen för sociala, kreativa möten och att lokalerna ska vara designade därefter, men att vissa även har behov av platser för eget arbete, där man kan få vara ostörd.


Jag skulle även vilja lyfta upp några av regionkontorets medarbetares svar på hur de skulle vilja forma framtidens arbetsplats.

Har du några andra tankar eller idéer kring hur framtidens arbetsplats skulle kunna utformas så bra som möjligt eller något annat du vill säga? 

Medarbetares svar:

”Tycker att det fungerat perfekt att jobba hemifrån men saknar mina kollegor. Tror på att man har ett antal platser som man delar med en annan enhet, om man gör det och kommer överens så kommer arbetsgruppen kunna vara på kontoret samtidigt nån/några gånger per vecka vilket jag tror är väldigt viktigt”

”Bara en rullhurts där man kan förvara lite grejer och sedan kunna gå o logga in var som helst, de gånger man måste till kontoret ”

”Vid flexibla arbetsplatser behöver det finnas hurts eller motsvarande för sina saker, säker på att få en arbetsplats när jag kommer till kontoret, bestämma själv när jag är på plats och när jag arbetar på distans”

”Mer flexibla arbetstider så att man kan anpassa efter personliga behov.”

”Bra att kunna välja ifall man arbetar hemifrån eller på kontoret beroende på vilka arbetsuppgifter man har. De som önskar en fast arbetsplats bör använda den och de som bara behöver platser ibland ska kunna boka ett skrivbord.”

”Jag tror på frihet att man har möjligheten att anpassa sin arbetssituation mer utifrån hur man lever. Att möjligheten ges att både arbeta hemifrån och att vara på plats. Det passa mig. Som småbarnsförälder har det varit guld att kunna arbeta hemifrån under pandemin, men man saknar det sociala mer så nån form av hybridvariant känns optimal.”

”Är inte kollegorna på kontoret kan jag ju lika gärna jobba hemifrån”

”Det digitala funkar suveränt bra, det blir effektivt och jag arbetar och kan fokusera bäst hemma där det är tyst. Mötena blir mer effektiva via Teams och telefon finns alltid.”

”Tycker att varje medarbetare ska få chansen att välja och planera hur de vill arbeta. Alla har inte samma möjligheter för att kunna arbeta hemifrån på ett effektivt sätt. Det kan vara att arbetsytan är för liten, personer rör sig i hemmet så att man inte kan arbeta ifred.”


För mig är flexibilitet och individuella anpassningar säkerligen framtidens arbetsplats. Men vi måste förändra strukturen i hur vi arbetar. Att som nu överföra gamla traditionella IRL-möteslösningar och arbetssätt till digitala, betyder att vi måste reflektera över hur arbetet kan förändras för att öka samverkan och samarbete.

Vi behöver lära oss mer om en flexibel möteskultur, att vara med adaptiva, stödjande, öppna, kreativa, nyfikna, men framförallt mer omtänksamma om varandra. Vi behöver lära oss de digitala verktygens fulla potential. Måste möten vara exakt en timme? Skall de få vara en timme? När hinner vi fika, ska fikat vara digitalt, borde vi reglera så det alltid är minst 5 minuter mellan möten? En annan aspekt är hur vi funderar på avvägningen mellan medarbetarnas och organisationens behov, det vill säga verksamhetsanpassa arbetsmiljön.

Hur skapar vi en möteskultur där alla känner att de kan komma till tals? Det var svårt IRL, kanske är det svårare nu, eller är det lättare? Jag tror det beror mycket på den framtida möteskulturen som vi alla är med att utveckla.

Som jag sagt tidigare: Framtiden bygger vi tillsammans.

Kent W. Nilsson
Forskningsdirektör CIFU

Senast uppdaterad: 2021-08-20